Các doanh nghiệp xây dựng luôn phải làm việc với nhiều đối tác bên ngoài nên thường xuyên gặp phải các thách thức liên quan đến hoạch định kế hoạch sử dụng nguồn lực tối ưu hay quản lý chặt chẽ tiến độ dự án. Cải tổ cơ cấu tổ chức, đẩy mạnh hiệu quả hoạt động là điều cần thiết và giải pháp ERP dành riêng cho ngành xây dựng sẽ là công cụ trợ giúp đắc lực cho doanh nghiệp thực hiện các mục tiêu đề ra.

MỤC LỤC

1. Những khó khăn của doanh nghiệp xây dựng Việt Nam

2. Giải pháp ERP dành cho doanh nghiệp xây dựng

3. Những lợi ích mà giải pháp ERP có thể mang lại cho doanh nghiệp

3.1. Lập kế hoạch tối ưu hóa

3.2. Tinh giản quản lý dự án

3.3. Cải thiện quy trình ra quyết định

3.4. Hỗ trợ ước tính chi phí và doanh thu

Giải pháp ERP giúp doanh nghiệp xây dựng hoạt động hiệu quả hơn

1. Những khó khăn của doanh nghiệp xây dựng Việt Nam

Ngành xây dựng hiện nay đang phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt khi ngày càng có nhiều “người chơi mới” gia nhập. Không những vậy, doanh nghiệp nội địa còn phải cạnh tranh với dịch vụ của các doanh nghiệp từ nước ngoài như EU, Mỹ, Hàn Quốc hay Nhật Bản.

Ngoài ra, do ảnh hưởng từ đại dịch Covid-19 diễn ra từ đầu năm 2020, khiến cho doanh nghiệp xây dựng cùng lúc phải đối mặt thêm những khó khăn mới, ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của. Theo nhận định của các chuyên gia, trong quý I và II năm 2020, tình hình hoạt động của các doanh nghiệp xây dựng không mấy khả quan với 47,5% trên tổng số doanh nghiệp được nhận định là khó khăn.

Các chuyên gia cũng khuyến cáo rằng, nếu doanh nghiệp không tiến hành rà soát, sắp xếp, tổ chức, tái cấu trúc lại doanh nghiệp đồng thời nhanh chóng cập nhật công nghệ, kỹ thuật mới để nâng cao hiệu quả vận hành, đổi mới phương thức quản lý và tối ưu bộ máy hoạt động thì rất sẽ dễ bị đào thải trong lĩnh vực đầy tính cạnh tranh này.

Doanh nghiệp xây dựng tại Việt Nam đang đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt

Xem thêm: Ứng dụng giải pháp ERP - phương thức quản trị doanh nghiệp thời công nghệ số

2. Giải pháp ERP dành cho doanh nghiệp xây dựng

Giải pháp ERP dành riêng cho ngành xây dựng là phần mềm có khả năng thực hiện các mô hình công việc đặc thù liên quan đến vận hành và quản trị như: quản lý đấu thầu, quản trị dự án, quản trị tài sản, quản lý tài nguyên và nguồn nhân lực, quản trị tài chính kế toán.

Giải pháp ERP dành cho doanh nghiệp xây dựng cần đáp ứng những yêu cầu đặc trù riêng

Giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp XBOSS-ERP dành riêng cho doanh nghiệp xây dựng có thể đáp ứng đầy đủ các yêu cần từ cơ bản đến chuyên môn, bao gồm:

• Quản trị mua hàng: Cung cấp các tác vụ giúp tự động hóa quá trình thu mua nguyên vật liệu thông qua việc tự động gửi yêu cầu vật tư theo kế hoạch chung của dự án; theo dõi chính xác tình trạng kho hàng, theo dõi định mức tồn vật tư; tối ưu hóa kế hoạch mua; hỗ trợ đánh giá lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất; kiểm soát các chi phí liên quan.

• Quản lý kho tiện lợi và chính xác: Các quy trình thủ công được tự động hóa để giảm mọi sai sót; lưu trữ và định danh mọi thao tác của người dùng; liên tục cập nhật số liệu giao dịch kho ngay thời gian thực; tự động thông báo đến các bộ phận liên quan khi có thay đổi.

• Quản lý đồng thời đa dự án: Luôn cập nhật tức thời, phản ánh chính xác tiến độ từng dự án ở thời gian thực; lưu trữ và dễ dàng truy xuất mọi thông tin liên quan đến dự án; quản lý phát triển dự án theo từng cột mốc.

• Quản lý hợp đồng: số hoá các giấy tờ và văn bản truyền thống; hỗ trợ công cụ chuyển đổi các văn bản giấy thành văn bản điện tử; linh hoạt trong các thay đổi và cập nhật các khoản mục xuất hiện trên hợp đồng.

• Quản trị sản xuất thi công dự án: Nâng cao hiệu suất quy trình thi công nhờ vào công cụ hỗ trợ tối ưu hóa chuỗi cung ứng, sử dụng nguyên vật liệu, máy móc lẫn nhân công hiệu quả; tối ưu kế hoạch thi công và hoạt động mua hàng; hỗ trợ ánh giá và lựa chọn nhà thầu phụ.

• Quản trị tài sản: Khai thác tối đa hiệu quả sử dụng các trang thiết bị và máy móc; tự động hóa quản lý và bảo trì các trang thiết bị thông qua việc phản ánh trạng thái thực; khấu hao chính xác tài sản và đánh giá hiệu quả sử dụng.

• Quản trị tài chính kế toán: Nhằm giúp nhà quản trị dễ dàng đánh giá hiệu quả đầu tư, XBOSS-ERP tạo nên sự kết nối dữ liệu chặt chẽ giữa các bước hoạch định, thực hiện đầu tư và đánh giá hiệu quả; kiểm soát dòng tiền chính xác và tự động; kiểm soát ngân sách tự động và an toàn theo các chủ trương và kế hoạch đã phê duyệt; hỗ trợ tính giá thành dự án.

• Kênh giao tiếp nội bộ xuyên suốt và minh bạch: bảo mật thông tin nội bộ chặt chẽ, không thông qua các giao thức thứ ba; truyền đạt thống nhất và tức thời thông tin ở các cấp; quản lý và thúc đẩy hiệu suất làm việc của từng cá nhân.

3. Những lợi ích mà giải pháp ERP có thể mang lại cho doanh nghiệp

3.1. Lập kế hoạch tối ưu hóa

Nếu kế hoạch hoạt động vượt quá nguồn lực và năng lực của công ty có thể dẫn đến các dự án không đạt tiêu chuẩn và thậm chí là nguyên nhân gây thua lỗ. Việc lập kế hoạch cho các nguyên vật liệu thô cần thiết, sử dụng hiệu quả lao động, thiết kế kiến ​​trúc và lịch trình là rất quan trọng để phân bổ nguồn lực phù hợp.

Giải pháp ERP có thể hỗ trợ tối đa trong việc kiểm soát chi phí và phân bổ ngân sách. Nó cũng giúp tránh thời gian chết không cần thiết của dự án.

3.2. Tinh giản quản lý dự án

Phân phối công việc và giám sát tiến độ cùng lúc nhiều dự án luôn là một thách thức trong doanh nghiệp xây dựng. Với sự trợ giúp của giải pháp ERP, các nhà quản lý xây dựng có thể dễ dàng theo dõi tình trạng của từng dự án, tạo các mốc quan trọng, phân công công việc cho đúng nhân viên và theo dõi bảng chấm công của nhân viên chỉ với một vài cú nhấp chuột.

Giải pháp ERP mang đến nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp xây dựng

3.3. Cải thiện quy trình ra quyết định

Quản lý trên một hệ thống tập trung giúp nâng cao hiệu quả bằng cách cung cấp cái nhìn toàn diện về một tình huống cụ thể trước khi đưa ra quyết định. Bất cứ khi nào nhân viên được yêu cầu liên hệ thông tin từ các nguồn khác nhau, phần mềm ERP sẽ hỗ trợ trích xuất dữ liệu và cung cấp các tiêu chí liên quan cần điều chỉnh trước khi thực hiện yêu cầu. 

Ví dụ, trước khi thực hiện đơn đặt hàng mua một số nguyên vật liệu thô nhất định, báo cáo ngân sách phải được gửi cho người quản lý dự án, dựa trên những gì họ đề cập đến nhóm kỹ sư và thiết kế xây dựng đã lập. Dựa trên thiết kế này, người quản lý mua hàng tạo ra đơn đặt hàng sau đó phải được bộ phận kế toán sàng lọc trước khi được duyệt.

3.4. Hỗ trợ ước tính chi phí và doanh thu

Trước khi bắt đầu một dự án, doanh nghiệp xây dựng phải đấu thầu dự án với chi phí ước tính. Vì các khách hàng khác nhau có những ưu tiên khác nhau, giá thầu phù hợp nhất được chọn dựa trên thiết kế được đề xuất, danh tiếng của công ty và quan trọng nhất; chi phí ước tính phải phù hợp.

Phần mềm ERP có thể được sử dụng để xác định ước tính chính xác chi phí nguyên vật liệu, thiết kế, nhân công và thời gian thực hiện một dự án, do đó chi phí thực tế sẽ không chênh lệch nhiều so với chi phí dự kiến.

Ngoài việc ước tính chi phí, giải pháp ERP dành riêng cho lĩnh vực xây dựng còn cho phép các nhà thầu biết được doanh thu hay mức lỗ và lãi từ mỗi dự án. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng quản lý thời gian và chi phí được sử dụng cho các dự án trong tương lai một cách khôn ngoan hơn.